Сколько стоит внедрение новых технологий и ПО на предприятие?

Что для промышленности сегодня значит цифровая трансформация? По мнению экспертов рынка, технологическое развитие отраслей можно считать практически трамплином к технологическому суверенитету и производственным вершинам. Цифровые и компьютерные технологии находят применение во всех отраслях современной промышленности: от бизнес-планирования до контроля технологических процессов. Без них не обходятся управление и документооборот.

По данным аналитики Института статистических исследований Высшей школы экономики, в этом году треть промышленных предприятий планируют увеличить суммы инвестиций в цифровые технологии. Специалисты опросили свыше 1000 российских компаний.

Считается, что ключевыми драйверами для роста предприятий являются аддитивные технологии, искусственный интеллект, машинное обучение, Big data, облачные сервисы хранения и технологии виртуальной реальности.

Однако, хотя эти удовольствия и крайне необходимы, доступными повсеместно их назвать сложно. В этом кроется обратная сторона монеты под названием «Индустрия 4.0» — инновации вещь дорогостоящая, а серьёзных вложений требуют не только сами технологии, но и процесс их внедрения, обучение персонала, да и в целом подготовка площадки к «цифре».

Впрочем, как отмечает директор департамента в проектном офисе Павелецкая международного ИТ-интегратора «Первый Бит» Антон Мартьянов, в рамках горизонта стратегического менеджмента внедрение новых ИТ или ПО не стоит ничего, потому что это окупаемые инвестиции, которые в будущем повышают бизнесу норму прибыли.

Взяв эту мысль за основу, г-н Мартьянов рассказал «Промышленным страницам» об опыте внедрения информационных технологий и ПО на предприятие и финансовой стороне вопроса. В конце бонус — 5 советов от эксперта для предприятий, планирующих встать на путь цифровизации.

3)      Обучение — внедрение новых ИТ-решений подразумевает обучение сотрудников разных уровней взаимодействию с этими системами. Образовательные процессы начинаются до активной фазы внедрения новых технологий и продолжаются уже после начала промышленной эксплуатации. Учиться нужно будет как ИТ-сотрудникам, руководителям и ключевым сотрудникам, так и конечным пользователям внедряемых систем (например, кладовщикам, кассирам, бухгалтерам, менеджерам по персоналу);

4)      Привлечение внешних подрядчиков — по необходимости и под потребность;

5)      SLA (Service Level Agreement) — это соглашение об уровне сервиса между заказчиком и исполнителем (внутренней командой и внешним подрядчиком) как в процессе, так и после внедрения. SLA применяется там, где есть много однотипных задач, возникающих в непредсказуемые моменты, а не «одноразовая» проектная работа. Чаще всего SLA используют, чтобы регулировать техподдержку — чтобы все обращения рассматривались в кратчайшие сроки, а критические проблемы исправлялись в первую очередь.

— Какова роль обучения сотрудников в общей стоимости внедрения технологий?

Обучение сотрудников — это одна из основных статей затрат при внедрении новых ИТ-решений. Она может достигать от 20 до 40% от всех расходов на проект. Дело в том, что обучение обычно проводится трижды:

1)      перед внедрением будущего ПО большую часть сотрудников знакомят с основными целями и возможностями системы;

2) во время проекта внедряемую систему подробно изучают ИТ-сотрудники, руководители и ключевые пользователи;

3)  после внедрения всех пользователей ПО обучают использованию решения для выполнения их задач.

При обучении компания платит не только за работу обучающей стороны, но и так или иначе оплачивает время обучаемых сотрудников. Это могут быть непрямые расходы. Если обучение встраивается в рабочее расписание, то компания столкнётся с падением выручки из-за снижения продуктивности и эффективности в выполнении операционных задач. Если обучение будет проходить после текущей работы, то это время нужно будет оплачивать как переработку.

— Влияет ли размер предприятия на общую стоимость внедрения технологий, и если да, то каким образом?

— Смотря какие именно программные продукты будут внедрять и в какие подразделения. В некоторых контурах размер предприятия не имеет значения, а в других стоимость проекта прямо пропорциональна количеству сотрудников, АРМ, процессов и объектов. Но также бывает обратная зависимость.

Примеры, в которых размер предприятия не особо влияет:

Управляющие компании (УК) — в их портфеле может быть несколько заводов в десятки тысяч сотрудников, но автоматизация самого управленческого функционала не особо зависит от количества подконтрольных предприятий. Также сюда относится автоматизация юридического блока и PR-службы (я ещё не встречал производственных компаний с PR-отделом более 12 человек — чаще всего это буквально пара сотрудников).

Пример, где влияет:

Завод, производящий большое количество видов продукции для большого числа клиентов. Тут чем больше размер завода, тем сложнее и дороже будет проходить автоматизация управления процессами и персоналом.

Пример обратной зависимости:

Малая торгово-производственная компания, у которой тысячи сделок в месяц, но они все небольшие по объёму и уникальные по содержанию. При внедрении ИТ в блоки управления цепью поставок, логистикой и продажами, стоимость этих проектов в сравнении с оборотом будет очень высокой.

— Каковы возможные риски, связанные с инвестициями в новые технологии, и как правильно рассчитать?

— Правила работы с рисками при внедрении ИТ давно придуманы и описаны.

Ключевым ответственным сотрудником является менеджер ИТ-проекта, которого нанимает предприятие. Он рассчитывает план проекта по выбранной проектной технологии (Waterfall, Scrum и т. п.) и презентует его заказчику, владельцу бюджета и топ-менеджменту компании.

В проектах внедрения ИТ риски не рассчитывают, а учитывают, мониторят и управляют ими.

— Как можно минимизировать затраты при внедрении новых технологий?

1. Вывести ИТ-службу в отдельное ЦФОиП (Центр Финансовой Ответственности и Прибыли) — дочернее предприятие, которое обслуживает все юрлица и компании группы + зарабатывает на простое и утилизации ресурсов в непроектное время;

2. Соблюдать баланс между количеством сотрудников и качеством работы.

Качественно выполняющий работу специалист — это профессионал, стоящий дорого на рынке труда. Набирать полный штат специалистов высшего класса — затратно и бессмысленно. Но несколько ключевых, взаимозаменяемых профессионалов точно должны быть. Также оптимизировать затраты поможет система наставничества, передачи знаний и развития начинающих сотрудников.

3. Выдерживать оптимальное соотношение между штатными кадрами и внешними подрядчиками. По многим задачам выгоднее и эффективнее привлекать внешних подрядчиков. Другие же задачи лучше поручать штатным сотрудникам — в т. ч. для эффективного управления рисками;

4. Регламентировать закупочные процессы для ИТ.

У многих компаний эти процессы до сих пор никак не настроены, и они выбирают подрядчиков исключительно исходя из низкой стоимости часа специалиста. Возможно, в каких-то других отраслях это работает, но при выборе ИТ-партнёров такой подход применять нельзя — «скупой платит дважды».

Важно! Самый дешёвый персонал — это персонал в штате вашей компании. На август 2024 года, если подрядчик ИТ-услуг предлагает вам цену часа специалиста ниже 5000 руб., вероятность возникновения рисков при взаимодействии и работе с ним стремится к 100%. В итоге эти риски принесут ущерба в разы больше, чем вы сэкономите деньги на ЭЧ (эффективный час) подрядчика.

— Насколько важна фаза тестирования и пилотирования технологий, и как это влияет на общую стоимость?

— Для компаний, чей бизнес не связан напрямую с ИТ (т. е. не разработчиков или ИТ-интеграторов), чаще всего тестирование и пилотирование — это время и деньги на ветер. Затраты на тестирование и пилотирование ИТ порой соизмеримы с затратами на типовое внедрение ПО, а могут быть и выше.

А пока вы распыляете ресурсы, ваши конкуренты уже внедрили решение «вчера» и зарабатывают больше сегодня, увеличивая свою долю рынка. Девиз «Не уверен — не внедряй» не стоит применять к рынку готовых рабочих решений, которые уже внедрены в других компаниях, а у вас их нет.

Например, большинство предприятий используют у себя «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП) — программный продукт, который был выпущен 20 лет назад и с 2026 года уже окончательно снимается с поддержки как морально устаревший. Продукт следующего поколения «1С:ERP» выпустили ещё десять лет назад, в 2013 году.

Как вы думаете, когда мир стоит на пороге Индустрии 5.0, сколько предприятий продолжают работать по технологиям Индустрии 2.0 и откладывают до последнего переход хотя бы на ERP (Индустрия 3.0)? Ответ — большинство производственных компаний в России.

Также напоминаю про блок обучения. Затраты на обучение при тестировании и пилотировании для многих программных продуктов могут быть соизмеримы с этими же затратами при внедрении типового решения в промышленную эксплуатацию.

— Назовите основные показатели, которые компания должна использовать для анализа рентабельности инвестиций в технологии?

— Пять основных показателей:

1. ТСО (Total Cost of Ownership, совокупная стоимость владения) — общие расходы, которые возникают у компании из-за пользования какой-либо технологией, например IT;

2. ROI (Return On Investment, возврат инвестиций) — коэффициент рентабельности, или окупаемость вложенных инвестиций;

3. Уровень сервиса и удовлетворённости — показатель качества обслуживания пользователей в компании внутренними ИТ-службами;

4. Коэффициент конкурентоспособности предприятия;

5. Коэффициент текучести кадров.

— Что вы можете сказать о стоимости поддержки и обслуживания новых технологий после их внедрения? 

— Эта стоимость закладывается сразу при внедрении ИТ в качестве показателя TCO. Чем более качественно и грамотно по проектным методологиям внедрено ПО, тем меньше будет затрачено ресурсов и тем ниже стоимость поддержки и обслуживания.

«Скупой платит дважды, а жадный — всю жизнь». Сэкономив на стоимости при внедрении ПО, компания рискует столкнуться с проблемами и рисками, которые будут появляться на протяжении всего срока использования продукта.

Дорабатывать или переделывать обычно куда дороже, чем изначально учесть. А знает об этом либо компетентный сотрудник, либо опытный подрядчик, с которым можно сразу заключать три разных договора (внедрения, поддержки и обслуживания), в которых будет учтена в том числе и гарантия на работы, которую нельзя предъявить штатному сотруднику.

— Что вы можете посоветовать предприятиям по планированию бюджета на внедрение технологий?

— ТОП-5 практических советов:

1. Внесите в стратегию компании переход от операционного управления к проектному. В противном случае, реализация всех проектов, в том числе внедрения ПО, не будет успешной;

2. Ключевой функционал по планированию бюджета ИТ-проекта находится на стороне руководителя проекта (РП). Хотите управлять этим процессом? Выбирайте подрядчика на внедрение ИТ или ПО через личную встречу акционеров со всеми РП потенциальных подрядчиков;

Именно РП — ключевая фигура, от которой зависит успех проекта. В том числе внешний РП может рекомендовать вам кандидатов на место внутреннего РП и учесть в проекте процесс его поиска, отбора, аттестации, онбординга и взаимодействие по проектам.

3. Закладывайте на будущие проекты внедрения ИТ примерно 3-5% от месячной выручки в компании;

Именно от месячной — потому что нельзя откладывать и накапливать, а начинать нужно «вчера», чтобы «завтра» ИТ уже приносило пользу и возвращало инвестиции. Пример расчёта: если выручка 600 млн в год, в месяц это 50 млн, а 4% от этой суммы — это 2 млн рублей. Именно столько нужно выделять на ИТ-проекты.

4. Следующий шаг — это привлечение консультанта для построения проектного офиса или запуска культуры проектного управления компанией. Например, существует целая плеяда новых профессий, начиная от трекеров для руководителя проекта, заканчивая интерим-менеджером для создания культуры проектного управления;

5. Начните формировать культуру проектного управления бизнесом и на первых порах запланируйте короткий горизонт окупаемости ROI — допустим, 12 месяцев с момента реализации проекта и запуска в опытно-промышленную эксплуатацию. 

После применения этих советов, только через два года вы получите первые результаты в виде ROI от вложенных инвестиций в проекты. Когда начинать и ступать на путь цифровой трансформации, переходя на проектное управление — решать только вам! Успехов!