Как снизить расходы на HR-персонал: шаги для оптимизации
Оптимизация затрат на персонал становится критически важным направлением для бизнеса. Особенно актуальным этот вопрос у компаний стал после публикации данных прошлогоднего исследования «HR-метр» от компании «ЭКОПСИ». Его результаты показали, что в среднем по рынку расходы на персонал составляют около 21% от выручки компании.
В рамках выступления, посвящённого HR-затратам, менеджер практики «Развитие HR-среды» «ЭКОПСИ» Татьяна Панкова подчеркнула, что траты стоит рассматривать не просто как расходы, а как стратегические инвестиции в развитие бизнеса. При этом предпринимателям всё же нужно понимать, что не все такие вложения могут быть эффективными, а значит есть потенциал для их оптимизации.
Эксперт рассказала о существующих методах модернизации таких расходов и о том, насколько они применимы в различных отраслях. В статье разбираем ключевые способы оптимизации.
Что не так с расходами на персонал?
По словам г-жи Панковой, проблема HR-расходов в том, что их эффективность трудно оценить в деньгах, так как результаты могут быть отсроченными. На них влияют разные факторы, которые сложно разделить на категории.
Например, компания может провести обучение сотрудников и измерить их продуктивность до и после. Однако рост продаж может зависеть не только от обучения, но и от сезонности или изменения KPI у продавцов.
Спикер отметила, что в практике компании были случаи, когда клиенты говорили об увеличении удовлетворённости и вовлечённости сотрудников в ходе опроса о проведённом обучении. Однако анкетирование проходило после индексации зарплаты, что и отразилось на настроении работников. Такие факторы мешают более корректно оценить экономические эффекты от различных инициатив.
Более того, помимо очевидных эффектов есть скрытые затраты, которые часто не учитываются. Это ещё более усложняет задачу по поиску наиболее эффективных затрат.
Для большего понимания Татьяна Панкова привела пример, где при формировании штата компании сталкиваются, как правило, с двумя задачами.
«Как в учебнике по физике, где рассматривают задачу о сообщающихся сосудах, мы хотим увеличить количество сотрудников, нанимая новичков. Но при этом нужно минимизировать текучесть кадров, то есть расширять один край, а другой сужать. Это и есть скрытые затраты», — объяснила спикер.
Текучесть персонала как причина высоких расходов
Эксперт предложила рассмотреть ещё один сценарий: компания растёт и нуждается в новых сотрудниках. Для этого она активно привлекает таланты и развивает свой HR-бренд:
- Участвует в конкурсах, таких как «Лучший работодатель» и «Рейтинг работодателей России»;
- Организует мероприятия для студентов и кандидатов;
- Сотрудничает с кадровыми агентствами.
Всё это безусловно требует затрат. Если внутренние процессы отлажены, адаптация проходит гладко, менеджеры чётко понимают, кого ищут, а корпоративная культура соответствует ожиданиям новых сотрудников, то всё идет успешно. Однако иногда сотрудники увольняются после испытательного срока, а это не только потеря времени, но и денег на обучение и поиск замены.
Таким образом, текучесть кадров обходится бизнесу гораздо дороже, чем кажется. Особенно если сотрудник уходит в первые три-шесть месяцев. Что происходит в таком случае?
Рекрутерам снова придётся искать новых сотрудников, тратить деньги на привлечение, поиск и отбор, проводить собеседования. Нанимающие менеджеры тоже остаются в минусе: им нужно будет вновь заполнять заявки, просматривать резюме, встречаться с кандидатами.
Затем придётся снова тратить деньги на адаптацию новых сотрудников. Весь этот груз ложится на текущих специалистов, что становится для них демотиватором.
Кроме того, теряется и накопленный опыт, особенно когда речь идёт о текучести кадров не на испытательном сроке, а по истечении более длительного периода. В последнем случае, если в компании не выстроен процесс передачи опыта и управления преемственностью, бизнес рискует потерять ещё больше, поскольку после ухода опытного сотрудника оставшиеся могут не знать, как им работать.
Такая «текучка» требует немалых административных расходов на оборудование рабочего места, подключение ПО и организацию допусков. Таким образом, стоимость увольнения сотрудников складывается из большого количества параметров, которые сложно посчитать. Однако, если расчёт всё-таки получится, компания сможет понять, как оптимизировать расходы.
Метрики расходов
Как определить, на какие показатели стоит обратить внимание?
Эксперт указывает на то, что HR-метрики напрямую или косвенно влияют на финансовые результаты. Именно к этим показателям нужно присмотреться. Но и это будет сложно, если в компании нет настроенной HR-аналитики. Подходы к анализу могут быть разные, кто-то работает в таблицах Excel, другие используют более продвинутые системы автоматизации.
По словам эксперта, оба этих инструмента приемлемы. Главное — выбрать способ, который позволит отслеживать и контролировать результаты. Вот основные метрики, на которые нужно ориентироваться:
- Сроки и точность подбора персонала.
За счёт сокращения времени и повышения качества найма компания может сократить простои, быстрее адаптировать новых сотрудников и тем самым сэкономить бюджет.
- Уровень вовлечённости.
Уделяя внимание этому фактору, работодатель получит возможность сократить текучесть, а также повысить качество и скорость работы.
- Доля кадрового резерва.
Держа под контролем эту метрику, можно гарантировать устойчивость штата. Кадровый резерв позволит закрывать вакансии без внешнего найма и затрат на него.
Оценить показатели
Какие метрики и показатели особенно важны? Как понять, что они хорошие или плохие? Речь идёт о внутренней HR-аналитике и бенчмаркинге.
Если в компании налажена внутренняя аналитика, можно собрать исторические данные, проанализировать их и выявить тренды и средние значения. А затем и прогнозировать изменения.
Например, можно предугадать сезонные колебания текучести и установить целевые значения. Допустим, в прошлом году уровень текучести составлял 40%, а в этом году компания может постараться сократить его на 20% и сэкономить бюджет.
Также компаниям доступен внешний бенчмаркинг, за счёт которого они могут сравнить свои показатели с рыночными. Это поможет понять, насколько результаты соответствуют средним по отрасли или регионам, а также среди компаний с аналогичной численностью сотрудников.
Анализируя тренды, бизнесу проще найти решение. Например, если средняя текучесть на рынке и у компании увеличилась на 8%, это повод задуматься о причинах и возможных действиях. Или же, если 62% организаций ставят в приоритет удержание персонала, то стоит рассмотреть, как этот ход может повлиять на стратегию. Так, конкуренты тоже будут стремиться удерживать сотрудников, что усложнит заимствование лучших практик. В таком случае придётся также акцентировать внимание на удержании персонала, так как переманить кадры станет труднее.
Татьяна Панкова отмечает, что результаты бенчмаркинга — это лишь повод для размышлений. Не стоит сразу увольнять сотрудников или менять структуру HR-отдела в случае отклонений. Эти показатели лишь повод для специалистов обсудить ситуацию и найти возможные пути оптимизации.
Как сэкономить на персонале
Вернёмся к тому, с чего начали. В среднем затраты на персонал составляют около 21% от выручки компании. По словам эксперта, это значительный бюджет, который можно более эффективно использовать.
Какие есть пути для экономии? Первые два способа, которые кажутся логичными — это использовать автоматизированные средства или обратиться к аутсорсингу, сократив внутренний штат компании. Однако автоматизация — это не только про экономию. Она в первую очередь позволяет перераспределить ресурсы на более стратегические задачи. Если цель — сэкономить прямо сейчас, то внедрение автоматизации в HR-процессы — не лучшее решение. Это требует финансовых вложений и времени. Кроме того, сотрудники будут привыкать к новым процессам, что может привести к временному снижению эффективности.
Например, при автоматизации подбора персонала HR продолжили дублировать резюме на почту менеджерам и внутренние отчёты. Хотя это можно было делать в системе, специалисты не были готовы сразу начать работать по-новому — они предпочли дублировать функции.
Автоматизация может привести к сокращению численности HR и экономии в будущем. Но в основном она направлена на повышение качества работы. Возможно, в перспективе этот эффект почувствуется.
Второе направление — аутсорсинг. Он, по словам г-жи Панковой, помогает сократить издержки без потери качества, но только если грамотно подобран.
Как определить, когда нужна автоматизация?
Чтобы понять, нужно ли автоматизировать HR-процесс, спикер предлагает пройтись по пяти пунктам ниже. Если хотя бы три из них совпадают с ситуацией в компании, то автоматизации быть.
- Масштаб задач.
Когда объём HR-задач становится слишком большим для ручного управления — нужно что-то менять. Например, если компания быстро растёт, покупает новые активы и их нужно интегрировать, ручным трудом уже не обойтись.
- Большая рутинная загрузка.
В компании множество рутинных задач, на выполнение которых уходит много времени.
- Отлаженность процессов
Если процессы не отлажены, автоматизация может привести к негативным последствиям, а ошибки будут повторяться.
- План роста.
Когда ожидается масштабирование бизнеса, требующее гибких HR-систем.
- Готовность к инвестициям.
Любое внедрение ИТ-системы, кроме простого макроса в Excel, требует затрат. Во-первых, нужно купить сам модуль. Во-вторых, его нужно внедрить. Для этого нужен специальный менеджер, который будет обучать сотрудников, информировать их и решать спорные моменты.
Нужно ли выводить HR-процессы на аутсорс?
Для ответа на этот вопрос также стоит рассмотреть список факторов.
- Частота и объём задач.
Если речь идёт о нерегулярных процессах и задачах, таких как сезонный подбор персонала. Чтобы не нанимать сотрудников на один месяц в году, проще передать задачу на аутсорс. Однако и здесь нужно быть внимательнее — постараться найти подрядчиков, которые справятся с задачей быстрее, лучше и дешевле.
- Нет нужной экспертизы внутри компании.
Когда сложно найти и удержать подходящих специалистов.
- Стоимость.
Если подрядчик справится быстрее и экономнее.
- Функция непрофильная и некритичная.
Не влияет на профильную стратегию и не требует высокой конфиденциальности.
- Можно задать понятные метрики и контролировать результат.
Для этого HR-специалистам нужна высокая экспертность. Это позволит совместно с подрядчиками определить наилучший результат и оценить эффективность разработанной чартерной стратегии.
Что можно сделать уже сейчас?
По словам эксперта, сначала нужно проанализировать структуру затрат и понять, на что уходят деньги. Например, есть общая статья расходов, которая составляет около 21% от выручки. Важно выяснить, как именно компания распределяет эти средства. Тратится ли больше на привлечение новых сотрудников, корпоративную культуру, ДМС или что-то другое?
Затем следует определить приоритеты в соответствии с текущей бизнес-стратегией. Полезно сравнить внутренние показатели с внешними бенчмарками, чтобы понять, как другие компании расходуют свои средства.
После этого можно выявить узкие места и возможности для оптимизации. Например, если компания тратит много денег на привлечение персонала, но при этом у неё высокая текучесть кадров, возможно, стоит перераспределить расходы. Это позволит сократить затраты на привлечение, так как не придётся постоянно восполнять потери.
Далее нужно установить конкретные KPI и метрики для отслеживания соответствия целевым значениям. Если текущие показатели не соответствуют ожиданиям, следует разработать процедуру регулярного мониторинга и корректировки.
Важно помнить, что вся эта работа должна проводиться совместно между HR и бизнесом. HR не могут эффективно управлять затратами без учёта приоритетов бизнес-стратегии.
